Как подключить электронный документооборот в 1с. Тарифы сервиса «1С:ЭДО
Применение электронного документооборота (ЭДО) в организации
Для того чтобы понять, что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен, следует знать общий принцип документооборота. А именно:
- Какие первичные документы составляются на предприятии;
- Как происходит обмен этими документами внутри предприятия и со сторонними организациями;
- Кто составляет и проверяет оформление первичных документов;
- У кого есть право подписи документов.
На каждом предприятии разработан индивидуальный график документооборота, который помогает сотрудникам разобраться и определить движение документов.
Впервые ЭДО появился в банковской сфере, затем системы ЭДО стали применяться на многих западных предприятиях. В настоящее время ЭДО широко используется и в России, для оперативного обмена информацией.
ЭДО – это быстрый и качественный обмен различной информацией как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами либо контролирующими органами. Своевременное выявление ошибок и расхождений в расчетах между контрагентами, а также сверка данных покупателя и поставщика с данными ИФНС, позволяет оперативно выявлять расхождения в счетах-фактурах.
Например, при обмене документами с контрагентами с помощью ЭДО, а не с помощью почтовых услуг, предприятием будет сэкономлено не только время оформления документа: печать документа, сбор подписей, оформление конвертов и т.д., но и сократятся затраты на услуги почты.
Документы, обработанные с помощью ЭДО, по законодательству имеют такую же юридическую силу, как на бумажном носителе. Все договора, соглашения и прочая подобная документация имеет юридическую силу согласно ГК РФ. В Налоговом кодексе также предусмотрена электронная документация, которая имеет такую же силу, как и документы на бумажных носителях.
Как организовать обмен электронными документами (ЭДО) в 1С 8.3 – пошаговая инструкция
В программе 1С 8.3 Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрена функция, предназначенная для использования ЭДО. Рассмотрим на примере правила настройки и работы с ЭДО в 1С 8.3.
Шаг 1. Настройка электронного документооборота в 1С 8.3
Для работы с ЭДО в 1С 8.3 необходимо сначала настроить программу, а именно:
- Произвести обновления до актуального релиза;
- Заключить договор с оператором связи для передачи электронных данных. Можно с оператором через которого отправляете отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды;
- Получить пароль и логин интернет-поддержки обслуживающей предприятие компании 1С;
- Установить крипто-про на компьютер или получить электронно-цифровую подпись на флеш-носителе.
Внимание! В справочнике «Контрагенты» наименование контрагентов необходимо заполнять по данным ИФНС, для того, чтобы в 1С 8.3 корректно заполнились данные: наименование организации, ИНН/КПП, адрес и код ИФНС.
Для этого заходим в меню «Справочники», где выбираем справочник «Контрагенты»:
В открывшемся списке контрагентов проверяем корректное заполнение данных по всем контрагентам. Для этого наводим курсор на нужного контрагента и кнопкой «Еще» выбираем функцию редактирования «Изменить»:
Открывается карточка контрагента:
Если ИНН контрагента уже внесен в карточку, то нажимаем кнопку «Заполнить по ИНН», после чего происходит автоматическое заполнение сведений о КПП, наименовании и адресе по данным ИФНС.
Адрес обязательно должен быть заполнен не в произвольном формате, а по данным адресного классификатора. Но для этого следует настроить подключение базы 1С к интернету и серверу ИФНС.
Шаг 2. Настройка ЭДО и криптографии
Заходим в раздел “Администрирование” и выбираем функцию “Обмен электронными документами”:
Открывается окно «Настройка обмена электронными документами»:
Для работы с ЭДО в 1С 8.3 следует отметить «галочкой» функции “Электронные подписи” и “Обмен электронными документами с контрагентами”:
Затем следует убедиться, что электронная подпись настроена. Для этого заходим в меню «Настройки электронной подписи и шифрования» на вкладку «Программы», где должен отобразиться установленный ключ. Если ключ не установлен, то следует обратиться к специалистам для его установки:
Шаг 3. Подключить электронный документооборот
Следующим шагом будет подключение к сервису 1С ЭДО. Для этого выбираем функции «Подключиться к сервису 1С ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С Такском»:
При подключении к сервисам ЭДО и ТАКСКОМ, открывается помощник подключения. Следуя подсказкам программы 1С 8.3, проходим этап заполнения:
Далее заходим в настройки ЭДО в 1С 8.3, где открывается автоматически настроенный шаблон для обмена электронными документами с контрагентами. В поле «Организация» необходимо выбрать юридическое лицо, которому хотите отправить приглашение на электронный обмен документами. После этого, нажав на кнопку «Записать и закрыть», выбранному контрагенту автоматически отправится приглашение на подключение к ЭДО:
Для обновления форм ЭДО в 1С 8.3, следует поставить отметку в окошке «Переходить на новые формы автоматически»:
В 1С 8.3 можно настроить расписание обмена электронными документами:
Или смотрите наш видео-урок:
Шаг 4. Работа с ЭДО
При формировании первичных документов в программе 1С Бухгалтерия 8.3, следует учесть, что в меню документа, для которого утверждена форма электронного документооборота, есть кнопка «ЭДО». Все действия с такими первичными документами можно произвести, согласно выбранной команде:
Для просмотра всей информации движения документов по ЭДО, в 1С 8.3 существует функция «Архив ЭДО» в меню «Администрирование»:
В архиве можно просмотреть все совершаемые операции с документами в ЭДО. Используя закладки и меню настроек, в 1С 8.3 можно получить различные отчеты по видам документов и степени их исполнения:
Для работы в текущем режиме с ЭДО в 1С 8.3, следует использовать функцию «Текущие дела ЭДО», которая находится в разделе «Продажи»:
Или в разделе «Покупки»:
Где также можно сформировать необходимые отчеты:
Для обмена произвольными электронными документами с поставщиками или покупателями в 1С 8.3 предназначена функция «Произвольные электронные документы»:
В данном сервисе можно выбрать файл произвольного формата либо установленного формата из открывающегося списка.
В этой статье рассказывается об использовании сервиса 1С-ЭДО , обеспечивающего обмен юридически значимыми электронными документами, в том числе электронными счетами-фактурами, прямо из программ на платформе «1С:Предприятие».
1. Приложения
Работа с 1С-ЭДО возможна в следующих приложениях сервиса сайт :
- 1С:Бухгалтерия предприятия;
- 1С:Управление нашей фирмой;
- 1С:Комплексная автоматизация;
- 1С:ERP Управление предприятием;
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения.
2. Преимущества
Использование 1С-ЭДО обеспечивает следующие преимущества:
- ускорение обмена документами со своими контрагентами: сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки - проще и быстрее, чем бумажный документ;
- значительное cокращение затрат на ведение документооборота;
- устраняется «ручной» ввод данных в программы «1С:Предприятия»: из полученных электронных документов автоматически создаются документы учетной системы, исчезают ошибки ручного ввода данных;
- функции подготовки и подписания документов могут быть разделены между пользователями;
- автоматическое заполнение журналов и реестров входящих и исходящих электронных документов;
- архив отправленных и полученных электронных документов является частью программы «1С:Предприятия»;
- возможен обмен электронными документами с контрагентами, которые используют другие учетные программы (не 1С);
- электронные документы можно отправить в ФНС в ответ на запрос, используя сервис «1С-Отчетность».
3. Стоимость
Подключение к 1С-ЭДО осуществляется бесплатно. Плата за использование 1С-ЭДО:
Подробнее о стоимости использования «1С-ЭДО» написано в Информационном письме фирмы «1С» № 19598 от 27.02.2015 г.
4. Как подключиться
Чтобы подключиться к 1С-ЭДО, пользователю необходимо выполнить следующие действия:
- Установить на свой компьютер средства криптографии (криптопровайдер Крипто ПРО или VipNET).
- Приобрести квалифицированную электронную подпись.
- Настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.
4.1. Установка криптопровайдера
Для использования 1С-ЭДО необходимо установить на компьютер пользователя криптопровайдер - программу, осуществляющую реализацию криптографических алгоритмов для выполнения электронной подписи.
В настоящее время для 1С-ЭДО поддерживаются криптопровайдеры:
- VipNet CSP (разработчик ОАО "ИнфоТеКС");
- CryptoPro CSP (разработчик ООО "КРИПТО-ПРО").
Принимая решение, какую из этих программ выбрать, необходимо учесть следующее:
- если вы уже используете одну из программ VipNet CSP или CryptoPro CSP на своем компьютере для работы с другими электронными сервисами, рекомендуется использовать эту же программу и для работы с 1С-ЭДО;
- на компьютере может быть установлен только одна программа-криптопровайдер, иначе возможны конфликты этих программ между собой;
- программа ViPNet CSP распространяется бесплатно, а CryptoPro CSP - на платной основе.
Руководства по установке и использованию криптопровайдеров VipNet CSP и CryptoPro CSP приведены на интернет-сайтах их разработчиков:
4.2. Приобретение электронной подписи
Если у пользователя уже имеется локальная квалифицированная электронная подпись, например, используемая для 1С-Отчетности, рекомендуется применять для 1С-ЭДО эту же электронную подпись.
При отсутствии локальной квалифицированной электронной подписи можно:
получить ее с помощью конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0»:
- скачать бесплатную электронную поставку конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0» (ее можно заказать на Портале ИТС или скачать с сайта «1С:Обновление программ», ссылка);
- подать из нее заявку на получение квалифицированного сертификата электронной подписи через сервис «1С:Подпись» (см. по ссылке).
- использовать электронную подпись, полученную с помощью портала 1c-etp.ru (тариф «ОФД» этого портала пригоден для 1С-ЭДО);
- использовать квалифицированную электронную подпись, полученную с помощью любого другого аккредитованного Минкомсвязи удостоверяющего центра. Список удостоверяющих центров приведен по ссылке .
4.3. Настройка в приложении сервиса
После приобретения квалифицированной электронной подписи и установки криптопровайдера следует настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.
Инструкция по настройке 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии предприятия приведена:
- в статье ;
- в видеоролике ЗАО Калуга Астрал: 1C-ЭДО: Настройка и подключение к сервису БП 3.0
1С-ЭДО в других приложениях настраивается аналогично.
5. Использование
После настройки 1С-ЭДО можно использовать обмен электронными документами с контрагентами.
5.1. Проверка подключения контрагента
В программах 1С в справочнике Контрагенты можно проверить, подключен ли ваш контрагент к 1С-ЭДО - если подключен, то это показано в колонке ЭДО справочника Контрагенты .
Часть контрагентов могут быть подключено к сервисам операторов ЭДО, не являющихся участниками системы 1С-ЭДО. В этом случае необходимо организовывать обмен через «роуминг», как это описано в статье Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО .
5.2. Приглашение к обмену документами
Если контрагент подключен к 1С-ЭДО, то для того, чтобы обмениваться с ним электронными документами, необходимо отправить ему приглашение к обмену и дождаться принятия приглашения, как это показано в видеоролике 1С-ЭДО: Приглашение контрагента БП 3.0 .
5.3. Обмен документами
Обмен электронными первичными документами:
- Выставление исправленного электронного первичного документа
- Получение исправленного электронного первичного документа
- Аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца
- Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя
Обмен счетами-фактурами:
- Выставление корректировочого электронного счета-фактуры
- Получение корректировочного электронного счета-фактуры
Обмен электронным универсальным передаточным документом (УПД):
- Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)
- Выставление исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД)
- Выставление электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД)
Преимущества безбумажного обмена электронными документами:
- Ускорение обмена документами со своими контрагентами (сокращение времени на 75%).
- Сокращение затрат на ведение документооборота (оплата труда, бумаги, картриджей, место хранения документов и пр.), поскольку все документы формируются и отправляются в электронном виде (общее снижение издержек предприятия на 2%).
- Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему.
- Снижение ошибок, связанных с человеческим фактором, за счет автоматического формирования документов.
- Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются, так как они хранятся в электронном виде.
Организационные преимущества «1С:ЭДО» и «1С:Такском»:
- Отказ от «ручного» ввода в 1С данных из полученных документов.
- Автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов.
- Автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя.
- Чтобы начать обмен электронными документами, достаточно направить контрагенту приглашение прямо из 1С:Предприятия и получить от него подтверждение.
- Возможен обмен с фирмами, которые используют другие учетные программы (не 1С).
- Можно использовать сертификат ЭП, выданный любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России. В частности, можно использовать сертификат, полученный с помощью продукта « » или при подключении к сервису « «. Для пользователей « » и « » включены в стоимость.
- Возможность создать несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов ЭДО, а затем настраивать обмен с разными контрагентами под разными учетными записями.
- Возможность обмена электронными документами между контрагентами-пользователями «1С:ЭДО», если они подключены через разных операторов ЭДО (роуминг).
Технические преимущества 1С:ЭДО и «1С:Такском» по сравнению с другими решениями ЭДО:
- Возможность обмена электронными документами встроена непосредственно в типовые решения 1С и не требует интеграции и выгрузки во внешние модули отправляемых и принимаемых документов, а значит, задача интеграции решения 1С:ЭДО с учетной системой уже решена заранее для множества контрагентов, использующих 1С.
- Решение работает, в том числе, и в клиент-серверном режиме – поддерживается любое количество сертификатов и пользователей с правом подписи.
- Используется разграничение доступа: функция подготовки и подписания документов могут быть разделены.
- Руководитель может подписывать электронной подписью сразу группу документов, выбранных с помощью гибкой системы фильтров.
- Приглашение контрагентов к обмену реализовано непосредственно в .
- Механизмы работы с электронными документами (хранение, поиск, фильтрация по типам, статусам, массовое подписание) также интегрированы непосредственно в 1С.
- Архив электронных документов является частью программы «1С:Предприятия». Таким образом, в ходе стандартных процедур по резервированию информационной базы вы можете создавать резервную копию электронного архива документов.
"1С-ЭДО" - сервис фирмы 1С, предназначенный для обмена юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими документами непосредственно из программ 1С, без использования других приложений через операторов электронного документооборота (ЭДО).
Многие компании ведут учет хозяйственной деятельности и для оформления сделок создают документы в программе 1С. Таким образом бухгалтера распечатывают и подписывают бумажные документы, после чего отправляют их по почте или курьером. И наоборот, получают от контрагентов, фиксируют и возвращают подписанные документы. После осуществления сделки сотрудник предприятия создает в информационной базе первичные документы и счет-фактуру, полученные от контрагента.
Использование сервиса "1С-ЭДО" позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами в электронном виде мгновенно, и это не единственное преимущество.
Преимущества сервиса «1С-ЭДО»
- Сформировать, подписать и отправить документ - это одна кнопка.
- Обмениваться можно всеми видами документов - накладными, счетами, актами, заказами и т. д.
- Входящие документы в учетной системе формируются автоматически на основании электронных документов - их необходимо только провести.
- Оператор ЭДО гарантирует доставку электронных документов адресатам в соответствии со всеми требованиями нормативных актов, которые регулируют деятельность операторов электронного документооборота, поддерживающих технологию «1С-ЭДО».
- Сервис работает с любым количеством пользователей, у которых имеется сертификат электронной подписи.
- При необходимости электронные документы возможно отправить в ФНС, используя сервис "1С-Отчетность".
- Для подписания электронных документов возможно применение квалифицированного сертификата электронной подписи (ЭП), выданного любым удостоверяющим центром, если он аккредитован Минкомсвязи России.
Безбумажный обмен электронными документами это:
- Сокращение времени обмена документами со своими контрагентами на 75%.
- Ускорение ввода входящей документации в учетную систему.
- Снижение количества ошибок, за счет автоматического формирования документов.
- Уменьшение затрат разного рода на ведение документооборота (оплата бумаги, труда, место хранения документов, картриджей, и пр.), общее снижение издержек компании на 2%.
- Нет необходимости вести бумажный архив, документы хранятся в электронном виде.
Организационные преимущества сервиса "1С-ЭДО":
- Отказ от "ручного" ввода в программу 1С данных из входящих документов
- Автоматическое заполнение журнала и реестра входящих/исходящих документов.
- Для обмена электронными документами с контрагентом, достаточно лишь направить ему приглашение непосредственно из 1С:Предприятия и получить подтверждение.
- Автоматическое сопоставление номенклатуры покупателя и продавца.
- Реализован обмен с фирмами, использующими другие учетные системы (не 1С).
- Имеется возможность создать несколько учетных записей участников ЭДО у разных операторов ЭДО и настроить обмен с различными контрагентами под разными учетными записями.
- Можно пользоваться сертификатом ЭП, выданным любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России. А также, можно использовать сертификат, который получен с продуктом "1С:Подпись " или при подключении к сервису "1С-Отчетность ". Для пользователей ИТС уровня ПРОФ сервисы «1С:Подпись" и "1С-Отчетность" предоставляются бесплатно.
Технические преимущества 1С-ЭДО в сравнении с другими решениями ЭДО:
- Реализована возможность обмена документами прямо в типовых решениях 1С, не требующая выгрузки во внешние модули входящей/исходящей документации, а значит, задача интеграции 1С-ЭДО с учетной программой решена заранее для множества пользователей, которые используют ПО 1С.
- Сервис работает, также, и в клиент-серверном режиме, а именно поддерживается любое количество пользователей с правом подписи.
- Можно настроить разграничение доступа: функции подписания и подготовки документов могут быть разделены.
- Для руководителя можно настроить выборку документов с помощью гибкой системы фильтров, чтобы подписывать сразу группу электронных документов.
- Механизмы работы с электронным документооборотом (поиск, хранение, фильтрация по статусам, типам, массовое подписание) также работают прямо в ПП 1С.
- Хранение электронных документов является частью программы 1С.
- В ходе стандартных работ по резервированию вашей информационной базы вы сможете выгрузить резервную копию электронного архива документов.
Для подключения и настройки сервиса "1С-ЭДО" необходимо:
- быть зарегистрированным пользователем программ 1С;
- зарегистрировать программу в "Личном кабинете " портала 1С;
- иметь действующий договор (1С:ИТС) с партнером 1С или приобрести пакет сервисов "СтартЭДО ".
Стоимость
Лицензия на "1С-ЭДО" включена в 1С:ИТС уровня ПРОФ в объеме:
- бесплатное подключение;
- бесплатное получение любого количества документов;
- бесплатная отправка 100 комплектов документов в месяц;
- стоимость отправки комплекта документов, начиная со 101 комплекта - 10 руб. за комплект.
Для пользователей, которые приобрели пакет сервисов "
1С-ЭДО - обмен электронными документами
«1С-ЭДО» - сервис фирмы 1С, предназначенный для обмена юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими документами непосредственно из программ 1С, без использования других приложений через операторов электронного документооборота (ЭДО).
Многие компании ведут учет хозяйственной деятельности и для оформления сделок создают документы в программе 1С. Таким образом бухгалтера распечатывают и подписывают бумажные документы, после чего отправляют их по почте или курьером. И наоборот, получают от контрагентов, фиксируют и возвращают подписанные документы. После осуществления сделки сотрудник предприятия создает в информационной базе первичные документы и счет-фактуру, полученные от контрагента.
Использование сервиса "1С-ЭДО" позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами в электронном виде мгновенно, и это не единственное преимущество.
Преимущества сервиса «1С-ЭДО»
- Сформировать, подписать и отправить документ - это одна кнопка.
- Обмениваться можно всеми видами документов - счетами-фактурами, накладными, актами-сверки и актами выполненных работ, счетами, заказами...
- Входящие документы в учетной системе формируются автоматически на основании электронных документов - их необходимо только провести.
- Оператор ЭДО гарантирует доставку электронных документов адресатам в соответствии со всеми требованиями нормативных актов, которые регулируют деятельность операторов электронного документооборота, поддерживающих технологию «1С-ЭДО».
- Сервис работает с любым количеством пользователей, у которых имеется сертификат электронной подписи.
- При необходимости электронные документы возможно отправить в ФНС, используя сервис "1С-Отчетность".
- Для подписания электронных документов возможно применение квалифицированного сертификата электронной подписи (ЭП), выданного любым удостоверяющим центром, если он аккредитован Минкомсвязи России.
Безбумажный обмен электронными документами это:
- Сокращение времени обмена документами со своими контрагентами на 75%.
- Ускорение ввода входящей документации в учетную систему.
- Снижение количества ошибок, за счет автоматического формирования документов.
- Уменьшение затрат разного рода на ведение документооборота (оплата бумаги, труда, место хранения документов, картриджей, и пр.), общее снижение издержек компании на 2%.
- Нет необходимости вести бумажный архив, документы хранятся в электронном виде.
Организационные преимущества сервиса "1С-ЭДО":
- Отказ от "ручного" ввода в программу 1С данных из входящих документов
- Автоматическое заполнение журнала и реестра входящих/исходящих документов.
- Для обмена электронными документами с контрагентом, достаточно лишь направить ему приглашение непосредственно из 1С:Предприятия и получить подтверждение.
- Автоматическое сопоставление номенклатуры покупателя и продавца.
- Реализован обмен с фирмами, использующими другие учетные системы (не 1С).
- Имеется возможность создать несколько учетных записей участников ЭДО у разных операторов ЭДО и настроить обмен с различными контрагентами под разными учетными записями.
- Можно пользоваться сертификатом ЭП, выданным любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России. А также, можно использовать сертификат, который получен с продуктом "1С:Подпись " или при подключении к сервису "1С-Отчетность ". Для пользователей ИТС уровня ПРОФ сервисы «1С:Подпись" и "1С-Отчетность" предоставляются бесплатно.
Технические преимущества 1С-ЭДО в сравнении с другими решениями ЭДО:
- Реализована возможность обмена документами прямо в типовых решениях 1С, не требующая выгрузки во внешние модули входящей/исходящей документации, а значит, задача интеграции 1С-ЭДО с учетной программой решена заранее для множества пользователей, которые используют ПО 1С.
- Сервис работает, также, и в клиент-серверном режиме, а именно поддерживается любое количество пользователей с правом подписи.
- Можно настроить разграничение доступа: функции подписания и подготовки документов могут быть разделены.
- Для руководителя можно настроить выборку документов с помощью гибкой системы фильтров, чтобы подписывать сразу группу электронных документов.
- Механизмы работы с электронным документооборотом (поиск, хранение, фильтрация по статусам, типам, массовое подписание) также работают прямо в ПП 1С.
- Хранение электронных документов является частью программы 1С.
- В ходе стандартных работ по резервированию вашей информационной базы вы сможете выгрузить резервную копию электронного архива документов.
Для подключения и настройки сервиса "1С-ЭДО" необходимо:
- быть зарегистрированным пользователем программ 1С;
- зарегистрировать программу в "